Automatisering met eAccounting kan boekhoud- en accountantskantoren helpen om minder tijd te besteden aan invoerwerk en terugkerende boekingen. De leverancier noemt onder meer het koppelen van factuurbetalingen, het boeken van afschrijvingen en het verzenden van periodieke facturen. De winst voor je kantoor hangt af van goede inrichting, volledige gegevens en duidelijke afspraken over controle.
Wat beschrijft het bericht over eAccounting?
AccountancyWorld belicht op 5 november 2026 hoe automatisering invoerwerk kan verminderen en ruimte kan creëren voor advies en klantcontact. Het bericht verwijst naar een leveranciersblog van eAccounting, oorspronkelijk gepubliceerd op 4 september 2025.
Dat onderscheid is belangrijk: het gaat om een toelichting op automatiseringsmogelijkheden, niet om een onafhankelijk onderzoek naar tijdwinst. Het artikel noemt geen gemeten besparingspercentage voor kantoren.
De praktische vraag is daarom niet alleen wat de software kan. Het gaat er vooral om welke handelingen in jouw kantoor onnodig tijd kosten en hoe je die verantwoord kunt verminderen.
Welke taken kun je volgens eAccounting automatiseren?
In de oorspronkelijke blog over automatisering noemt eAccounting verschillende terugkerende werkzaamheden. Onderstaande voorbeelden vatten de leveranciersinformatie samen, met aandachtspunten voor je eigen inrichting.
| Werkzaamheid | Wat eAccounting beschrijft | Wat je als kantoor moet bewaken |
|---|---|---|
| E-facturen verwerken | Ontvangen e-facturen herkennen en automatisch boeken | Juiste grootboekrekening en fiscale verwerking |
| Factuurbetalingen koppelen | Bankmutaties koppelen aan verkoop- en inkoopfacturen, ook bij batchbetalingen | Niet-herkende betalingen en afwijkingen |
| Afschrijvingen boeken | Terugkerende boekingen na eenmalige inrichting van het activum | Uitgangspunten en wijzigingen tijdens de looptijd |
| Kosten verdelen | Kosten automatisch over perioden of afdelingen verdelen | Verdeelsleutels en uitzonderingen |
| Periodiek factureren | Terugkerende facturen automatisch verzenden | Actuele bedragen, klantgegevens en contractafspraken |
| Bankmutaties ophalen | Via een directe bankkoppeling dagelijks mutaties ophalen | Volledigheid van de aanlevering en controle op verwerking |
Controleer vooraf welke mogelijkheden beschikbaar zijn voor jouw pakket, bank en werkwijze. Een beschreven functie is nog geen garantie dat jouw proces zonder aanpassingen automatisch verloopt.
Waarom blijft controle nodig bij automatisch boekhouden?
Automatisering voert ingestelde regels uit, maar bepaalt niet vanzelf of die regels inhoudelijk juist zijn. Een verkeerde instelling kan daardoor steeds opnieuw dezelfde fout veroorzaken.
Neem een periodieke factuur. Automatisch verzenden bespaart handelingen, maar een beëindigd contract moet wel tijdig worden verwerkt. Bij automatische kostenverdeling geldt hetzelfde: de verdeling blijft alleen bruikbaar zolang de gekozen uitgangspunten kloppen.
Richt daarom niet alleen de automatische verwerking in, maar ook de behandeling van uitzonderingen:
- Wie beoordeelt een betaling die niet aan een factuur kan worden gekoppeld?
- Welke wijzigingen in boekingsregels vragen om goedkeuring?
- Waar ziet een medewerker dat een koppeling niet heeft gewerkt?
- Hoe controleer je of alle verwachte documenten zijn ontvangen?
Een overzicht met alleen groene vinkjes is onvoldoende als ontbrekende stukken buiten beeld blijven. Spreek af welke controles altijd plaatsvinden en wie verantwoordelijk is voor opvolging.
Wat is het verschil tussen automatisering en AI?
Vaste automatisering past bij voorspelbare handelingen. AI kan helpen bij taken waarin taal of interpretatie een rol speelt. Niet iedere boekhoudkundige handeling heeft dus AI nodig.
Een periodieke afschrijving volgens vastgelegde uitgangspunten vraagt vooral om betrouwbare rekenregels. Het voorbereiden van een begrijpelijke toelichting bij een rapportage kan juist een taalgerichte taak zijn. Laat daarbij de cijfers en conclusies controleren voordat de toelichting naar een klant gaat.
AIMAZE combineert daarom workflows, AI en waar nodig RPA. RPA is software die vaste handelingen in systemen uitvoert. Het uitgangspunt is om per taak de passende techniek te kiezen, in plaats van overal een taalmodel tussen te zetten.
Hoe bereken je of automatisering tijd oplevert?
Meet de totale behandeltijd vóór en na de verandering. Tel daarbij niet alleen invoerwerk, maar ook controles, herstelwerk en het oplossen van uitzonderingen mee.
Een illustratief rekenvoorbeeld: een kantoor besteedt maandelijks zes uur aan een terugkerende verwerking. Na automatisering resteert twee uur controlewerk en één uur voor uitzonderingen. De netto tijdwinst is dan drie uur per maand, niet zes uur.
Bij een verondersteld intern kostentarief van € 60 per uur vertegenwoordigt die vrijgekomen capaciteit € 180 per maand. Daar moeten eventuele extra software-, beheer- en inrichtingskosten nog tegenover worden gezet. Dit is een fictief rekenvoorbeeld, geen gemeten resultaat van eAccounting of AIMAZE.
Volg naast tijd ook de kwaliteit:
- het aantal correcties na verwerking;
- het aandeel transacties dat handmatige beoordeling vraagt;
- de tijd tot een administratie compleet is;
- de hoeveelheid navraag bij klanten.
Zo voorkom je dat een snellere invoerstap elders juist extra werk veroorzaakt. Vrijgekomen uren zijn bovendien niet automatisch extra omzet: daarvoor moet je de capaciteit ook daadwerkelijk anders inzetten.
Hoe begin je zonder je hele kantoor om te gooien?
Begin met één afgebakend proces dat vaak terugkomt en duidelijke regels heeft. Periodieke facturatie of het verwerken van herkenbare betalingen kan een geschikt startpunt zijn, afhankelijk van je klanten en systemen.
- Beschrijf het huidige proces. Noteer de stappen, betrokken medewerkers en veelvoorkomende uitzonderingen.
- Meet de uitgangssituatie. Leg vast hoeveel tijd en herstelwerk het proces kost.
- Controleer je bestaande software. Benut beschikbare functies voordat je nieuwe hulpmiddelen toevoegt.
- Test met een beperkte groep. Vergelijk de uitkomsten met de bestaande werkwijze en controleer ook afwijkende situaties.
- Leg beheer en verantwoordelijkheden vast. Bepaal wie instellingen mag wijzigen, storingen opvolgt en resultaten controleert.
Beperk bij koppelingen de toegang tot noodzakelijke gegevens en handelingen. Beoordeel ook welke gegevens worden gedeeld, met wie en onder welke afspraken. Dat is extra belangrijk wanneer je externe AI-toepassingen bij klantinformatie wilt betrekken.
