Bereid je accountantskantoor voor op de NVKM door kwaliteitsrisico’s concreet te maken, passende maatregelen vast te leggen en de uitvoering te testen. Volgens AccountancyWorld en Fiscount vervangen de nieuwe regels per 1 januari 2027 de huidige NVKS. Begin daarom niet bij een nieuw handboek, maar bij de vraag: waar kan de kwaliteit van ons werk onder druk komen te staan, en hoe houden we daar grip op?
Wat verandert er met de NVKM?
De NVKM zetten het identificeren, beheersen en evalueren van kwaliteitsrisico’s centraal. Dat is de kern van het bericht van AccountancyWorld van 26 oktober 2026, dat is gebaseerd op informatie van Fiscount.
Voor je voorbereiding betekent dit: kijk niet alleen of een procedure bestaat, maar ook welk risico die procedure aanpakt en of zij in de praktijk werkt. Een beschreven controle helpt pas als iemand haar uitvoert, de uitkomst vastlegt en afwijkingen opvolgt.
Een bruikbare volgorde is:
- Bepaal welke kwaliteit je wilt bereiken.
- Onderzoek wat die kwaliteit kan bedreigen.
- Kies maatregelen die bij jouw kantoor passen.
- Leg vast wie wat doet en wanneer.
- Controleer de werking en verbeter waar nodig.
Dit is een praktische denklijn, geen volledige weergave van de regelgeving. Laat eerst vaststellen welke NVKM- en eventuele aanvullende vereisten voor jouw kantoor en opdrachten gelden.
Waar begin je met de voorbereiding?
Begin met een inventarisatie van je bestaande werkwijze. Je hoeft niet alles opnieuw te ontwerpen: breng eerst in beeld wat al goed werkt en waar de uitvoering kwetsbaar is.
Verzamel je huidige kwaliteitsdocumentatie, eerdere bevindingen, klachten, herstelacties en signalen uit het team. Bespreek vervolgens waar werk blijft liggen of controles afhankelijk zijn van één persoon.
Denk bijvoorbeeld aan deze vragen:
- Wat gebeurt er met beoordelingen wanneer de werkdruk oploopt?
- Wie neemt een kwaliteitstaak over bij afwezigheid?
- Hoe weten medewerkers welke instructie de actuele versie is?
- Waar worden afwijkingen geregistreerd en besproken?
- Kun je terugvinden waarom een maatregel is gekozen?
Benoem ook één trekker voor de voorbereiding. Die persoon bewaakt de voortgang, maar hoeft niet alle inhoudelijke beslissingen zelf te nemen. Verdeel taken en maak duidelijk wie ze beoordeelt.
Hoe maak je een bruikbare risicomatrix?
Een risicomatrix verbindt een concreet kwaliteitsrisico aan een maatregel, een verantwoordelijke en een manier om de werking te beoordelen. Het is daarmee een werkoverzicht, niet alleen een document voor in de map.
Beschrijf risico’s zo specifiek dat je er iets aan kunt doen. ‘Hoge werkdruk’ is breed. ‘Bij piekdrukte wordt een geplande beoordeling uitgesteld zonder nieuwe datum’ maakt duidelijk waar je kunt ingrijpen.
Onderstaande voorbeelden zijn illustratief en geen voorgeschreven NVKM-maatregelen.
| Mogelijk kwaliteitsrisico | Mogelijke maatregel | Verantwoordelijke rol | Wat leg je vast? |
|---|---|---|---|
| Een geplande beoordeling blijft liggen | Werkvoorraad bespreken en achterstanden escaleren | Teamleider | Openstaande beoordelingen, besluiten en nieuwe deadlines |
| Medewerkers gebruiken verouderde instructies | Eén centrale, beheerde documentlocatie gebruiken | Documentbeheerder | Versie, goedkeuring en communicatie van wijzigingen |
| Een herstelactie krijgt geen vervolg | Actiehouder en controlemoment vastleggen | Kwaliteitsverantwoordelijke | Bevinding, herstelactie en beoordeling van het resultaat |
| Een kwaliteitstaak valt stil bij afwezigheid | Een vervanger aanwijzen en overdracht regelen | Kantoorleiding | Taakverdeling, toegang en overdrachtsafspraken |
Beoordeel vervolgens welke risico’s prioriteit krijgen, bijvoorbeeld op basis van kans en mogelijke gevolgen. Onderbouw die inschatting met je eigen kantoorpraktijk. Een standaardlijst kan helpen om niets te vergeten, maar vervangt dat gesprek niet.
Hoe controleer je of maatregelen echt werken?
Test een maatregel door een concrete situatie van begin tot eind te volgen. Kijk niet alleen of de juiste velden zijn ingevuld, maar of het beoogde resultaat is bereikt.
Neem bijvoorbeeld een achterstallige beoordeling. Is die tijdig gesignaleerd? Heeft de verantwoordelijke een melding ontvangen? Is er actie ondernomen? En is gecontroleerd of het probleem daarna was opgelost?
Een eenvoudige verbetercyclus bestaat uit vier stappen: plannen, uitvoeren, controleren en bijstellen. Fiscount noemt deze aanpak, de PDCA-cyclus, ook in de toelichting op zijn NVKM.nl-workshop.
Maak evaluaties onderdeel van een vast werkritme. Een afgeronde actie is namelijk niet automatisch een effectief beheerste situatie: hetzelfde probleem kan terugkomen als de oorzaak blijft bestaan.
Welke rol kunnen software en AI spelen?
Software en AI kunnen helpen bij overzicht, vastlegging en terugkerend werk. De inhoudelijke beoordeling en verantwoordelijkheid blijven bij de mensen in het kantoor.
Het bronbericht noemt NVKM.nl van Fiscount als hulpmiddel voor een risicomatrix en het vastleggen en evalueren van beheersingsmaatregelen. In de eigen workshopbeschrijving noemt Fiscount ook AI-ondersteunde kans- en impactanalyses, waarbij de accountant de classificaties professioneel-kritisch beoordeelt.
Maak bij automatisering onderscheid tussen twee soorten taken:
- Vaste processtappen: herinneringen versturen, deadlines bewaken en acties doorzetten. Hiervoor kan een voorspelbare workflow geschikt zijn.
- Taal- en analysetaken: bevindingen samenvatten of een conceptverslag voorbereiden. Hierbij kan AI ondersteunen, met controle op juistheid en volledigheid.
Laat een systeem niet zelfstandig concluderen dat je kantoor aan de NVKM voldoet. Spreek vóór gebruik af welke gegevens mogen worden verwerkt, wie toegang heeft, wat wordt gelogd en wie de uitkomsten controleert. Gebruik voor een eerste test bij voorkeur fictieve gegevens.
Wat kun je vóór 1 januari 2027 nog plannen?
Verdeel de resterende voorbereiding over inventarisatie, inrichting en een praktijktest. Onderstaande planning is een werkvoorstel vanaf eind oktober 2026, geen officiële overgangsregeling.
Eind oktober en begin november: bepaal je vertrekpunt
Bevestig de toepasselijke vereisten met je kwaliteitsverantwoordelijke of vaktechnisch adviseur. Inventariseer bestaande maatregelen en maak een eerste overzicht van risico’s en ontbrekende onderdelen.
November: maak afspraken uitvoerbaar
Werk de belangrijkste risico’s uit. Wijs verantwoordelijken aan, kies waar je de informatie beheert en leg vast hoe meldingen, evaluaties en herstelacties verlopen. Betrek de medewerkers die ermee gaan werken.
December: test en verbeter
Doorloop enkele realistische situaties. Controleer of taken bij de juiste persoon terechtkomen, bewijsstukken terug te vinden zijn en vervanging is geregeld. Bespreek resterende tekortkomingen met de kantoorleiding en bepaal welke aanvullende actie nodig is.
Welke eerste stap levert nu het meeste op?
Plan een werksessie met de kantoorleiding, de kwaliteitsverantwoordelijke en iemand uit de uitvoering. Kies één belangrijk kwaliteitsrisico en werk dat helemaal uit: van oorzaak tot maatregel, verantwoordelijke, vastlegging en evaluatie.
Zo ontdek je snel of je aanpak ook buiten het handboek werkt. Daarna kun je dezelfde werkwijze toepassen op andere risico’s.
Wil je onderzoeken welke terugkerende processtappen zich lenen voor ondersteuning door AI en automatisering? AIMAZE combineert die technieken met procesinrichting, onboarding en menselijke regie. Plan een vrijblijvend gesprek om te bespreken wat technisch en organisatorisch past. Dat gesprek gaat over procesondersteuning, niet over een garantie op NVKM-compliance.
Dit artikel biedt algemene informatie en praktische voorbereidingssuggesties. Laat de toepasselijke regelgeving, overgangsbepalingen en inrichting voor jouw kantoor beoordelen door een vaktechnisch deskundige.
