Ondernemers bewaren de basisgegevens van hun administratie doorgaans 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt doorgaans 10 jaar. Bewaar je digitaal, dan moeten je bestanden volledig, juist en binnen een redelijke termijn controleerbaar blijven.
De hoofdregel in één zin: hoe lang moet je boekhouding bewaren?
Voor de basisgegevens van je zakelijke administratie geldt de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. De termijn loopt vanaf het einde van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben.
Maak je de administratie over 2026 op? Bewaar de basisgegevens dan in elk geval tot en met 31 december 2033. Het gaat niet alleen om de jaarrekening of aangifte, maar om de informatie waarmee je omzet, kosten, btw en financiële positie kunt onderbouwen.
De Belastingdienst noemt onder meer deze onderdelen van de administratie relevant:
- verkoopfacturen en inkoopfacturen;
- bankafschriften, kasadministratie en betalingsbewijzen;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- grootboek, journaalposten en financiële overzichten;
- voorraadadministratie, wanneer die voor je onderneming van toepassing is;
- contracten en andere stukken die je transacties onderbouwen;
- je btw-administratie en gegevens rond de btw-aangifte.
De praktische beslisregel is eenvoudig: heb je een document nodig om een boeking, aangifte of saldo te verklaren? Bewaar het dan. Twijfel je? Gooi het niet weg voordat je hebt gecontroleerd of het onderdeel is van je basisadministratie.
Wanneer geldt voor je administratie een bewaartermijn van 10 jaar?
Voor gegevens die betrekking hebben op onroerende zaken geldt doorgaans een bewaartermijn van 10 jaar. Denk bijvoorbeeld aan informatie die samenhangt met de aankoop, verkoop, verhuur, verbouwing of btw-behandeling van een bedrijfspand.
Deze langere termijn hangt samen met de btw-regels voor onroerende zaken. Juist omdat de gevolgen van een wijziging in het gebruik van een pand langer kunnen doorwerken, is de bijbehorende administratie langer nodig.
Heb je een bedrijfspand, verhuur je zakelijk vastgoed of is er btw afgetrokken bij een verbouwing? Zet de relevante stukken dan apart in een map met een bewaartermijn van 10 jaar. Bespreek twijfelgevallen met je boekhouder, accountant of fiscalist; de precieze toepassing kan afhangen van je situatie.
Welke administratie moet je 7 jaar bewaren?
De 7-jaarstermijn geldt in de kern voor de gegevens waaruit je administratie is opgebouwd. Dat betekent dat alleen de pdf van je aangifte bewaren niet genoeg is. Bij een controle moet je de bedragen kunnen herleiden naar de onderliggende vastlegging.
Facturen, bonnen en betaalbewijzen
Bewaar uitgaande en ontvangen facturen, kassabonnen en betaalbewijzen. Een losse bon is vooral belangrijk als die een zakelijke uitgave onderbouwt. Koppel hem daarom waar mogelijk aan de bijbehorende transactie in je boekhoudpakket.
Bank, kas en openstaande posten
Bankafschriften, kasstaten en overzichten van klanten die nog moeten betalen of leveranciers die je nog moet betalen, horen bij een controleerbare administratie. Zij maken zichtbaar hoe geldstromen en boekingen met elkaar samenhangen.
Btw-administratie
Ook je btw-administratie moet je bewaren. Hieronder vallen bijvoorbeeld facturen, gegevens achter je btw-aangiften en stukken die het toegepaste btw-tarief, de aftrek van voorbelasting of een correctie verklaren.
Digitale brongegevens en mutaties
Werk je met boekhoudsoftware? Zorg dan dat je niet alleen rapportages, maar ook de onderliggende gegevens en mutaties kunt terugvinden. Een export die niemand meer kan openen of controleren is in de praktijk onvoldoende als je daarmee de administratie niet meer kunt reconstrueren.
Mag je papieren bonnen en facturen digitaal bewaren?
Ja, een digitale administratie kan volstaan, mits de informatie volledig en juist blijft en je die bij een controle binnen een redelijke termijn kunt laten zien. Een scan van een papieren bon of factuur is dus vaak bruikbaar, zolang de scan leesbaar en compleet is en de relatie met de boeking duidelijk blijft.
Werk daarom volgens deze vier controles:
- Scan direct en volledig. Leg voor- en achterkant vast als daarop informatie staat.
- Koppel het document aan de boeking. Voeg bijvoorbeeld datum, leverancier, bedrag en categorie toe.
- Maak een veilige back-up. Bewaar niet alles op één laptop of in één mailbox.
- Test of je het terugvindt. Zoek elk kwartaal een paar oude facturen, bonnen en bankmutaties op. Kun je ze snel openen en uitleggen? Dan werkt je archief waarschijnlijk zoals bedoeld.
Let op: voor sommige documenten kunnen naast fiscale regels ook andere wettelijke, contractuele of branche-specifieke bewaartermijnen gelden. Controleer daarom vóór je originele papieren wegdoet of er voor jouw situatie geen aanvullende reden is om die te bewaren.
Weggooien of bewaren? Drie snelle voorbeelden
Een zakelijke lunchbon uit 2026
Bewaren: als je de kosten zakelijk hebt geboekt, onderbouwt de bon die boeking. Sla hem op bij de inkoopfacturen en bonnen van 2026.
Een verkoopfactuur uit 2018 zonder vastgoedrelatie
Mogelijk opruimen: de gewone 7-jaarstermijn is dan in principe verstreken. Controleer eerst of er geen andere reden is om de factuur te behouden, zoals een lopende kwestie of een aanvullende bewaarplicht.
Facturen en btw-stukken rond een zakelijk pand
Bewaren: zet deze in de map voor onroerende zaken en hanteer doorgaans 10 jaar. Laat bij twijfel beoordelen welke stukken precies onder de langere termijn vallen.
Controleer de actuele regels voordat je opruimt
De hoofdregel is helder: 7 jaar voor basisgegevens en doorgaans 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken. Toch kunnen uitzonderingen en omstandigheden per onderneming verschillen. Controleer de actuele uitleg bij de Belastingdienst en op Ondernemersplein voordat je oude administratie verwijdert.
Dit artikel is algemene informatie en geen persoonlijk fiscaal advies.
