Een oninbare vordering is een factuur waarvan je redelijkerwijs niet meer verwacht dat deze wordt betaald. Het is dus iets anders dan een klant die een paar dagen te laat is. Onderneem eerst aantoonbare incassostappen, leg je afweging vast en verwerk het verlies daarna zorgvuldig in je administratie. Heb je de btw al afgedragen? Dan kun je die onder voorwaarden terugvragen.
Een onbetaalde factuur raakt niet alleen je omzet op papier, maar vooral je liquiditeit: huur, salarissen en leveranciers worden niet betaald met een openstaande post. In de bron voor dit artikel wordt terecht benadrukt dat winst en cashflow twee verschillende dingen zijn. AccountancyWorld licht het onderscheid tussen een dubieuze debiteur en een oninbare vordering toe.
Wanneer is een vordering oninbaar?
Een vordering is oninbaar wanneer je op basis van de feiten vrijwel zeker weet dat betaling uitblijft. Dat oordeel vraagt meer dan alleen een verlopen betaaltermijn. Een factuur die vijf dagen te laat is, is vervelend, maar meestal nog geen verlies.
Denk bijvoorbeeld aan een klant die failliet is, niet meer bereikbaar blijkt of na meerdere duidelijke verzoeken niet reageert en geen betalingsregeling wil treffen. Ook een incassotraject zonder verhaal kan een belangrijk signaal zijn.
Wat is het verschil met een dubieuze debiteur?
Bij een dubieuze debiteur bestaat er nog onzekerheid: de klant betaalt te laat, zit mogelijk krap bij kas of vraagt om uitstel, maar betaling is nog wel denkbaar. Bij een oninbare vordering is die kans praktisch verdwenen.
Dat verschil is belangrijk voor je administratie en je besluitvorming:
- bij twijfel blijf je de openstaande factuur actief opvolgen;
- zodra niet-betaling voldoende vaststaat, beoordeel je of afboeken passend is;
- je bewaart alle communicatie en bewijsstukken bij de factuur.
Maak die beoordeling niet alleen op gevoel. Noteer kort waarom je de vordering als oninbaar beschouwt, bijvoorbeeld: drie herinneringen verstuurd, telefonisch contact geprobeerd, faillissement gecontroleerd of incassotraject beëindigd. Dat maakt je administratie uitlegbaar.
Welke stappen zet je voordat je een factuur afboekt?
Werk met een vaste, rustige opvolging. Daarmee vergroot je de kans op betaling en voorkom je dat een factuur ongemerkt weken blijft liggen.
1. Controleer eerst de basis
Kijk of de factuur correct is: kloppen de klantgegevens, het factuurnummer, de geleverde prestatie, het bedrag, de betaaltermijn en het bankrekeningnummer? Ga ook na of de factuur de juiste contactpersoon heeft bereikt. Een factuur die bij de verkeerde afdeling belandt, wordt soms niet geweigerd, maar simpelweg niet verwerkt.
Lees ook ons artikel over een factuurvoorbeeld en verplichte factuurgegevens. Een duidelijke factuur voorkomt niet elke wanbetaling, maar wel veel onnodige vertraging.
2. Verstuur herinneringen met een heldere deadline
Stuur kort na het verlopen van de betaaltermijn een vriendelijke herinnering. Blijft betaling uit, stuur dan een aanmaning met het factuurnummer, het openstaande bedrag, een concrete uiterste betaaldatum en een duidelijke betaalinstructie.
Houd de toon zakelijk en respectvol. De vraag is eerst: is er iets misgegaan of is er een betalingsprobleem? Een kort telefoontje kan sneller duidelijkheid geven dan meerdere e-mails.
3. Leg een betalingsregeling schriftelijk vast
Kan de klant niet in één keer betalen, maar is betaling wel realistisch? Spreek dan bedragen en data af en bevestig die schriftelijk. Zet ook vast wat er gebeurt als een termijn niet wordt voldaan. Een regeling verandert een onzekere situatie in een concreet opvolgplan.
4. Kies bewust voor incasso, juridisch advies of stoppen
Als een klant niet reageert, kun je een incassobureau, jurist of gerechtsdeurwaarder inschakelen. Of dat zinvol is, hangt af van het bedrag, de beschikbare informatie over de klant en de kans op verhaal. Maak vooraf een eenvoudige afweging: wat zijn de verwachte kosten, hoeveel tijd vraagt het en wat is de reële opbrengst?
Soms is verdere actie niet proportioneel. Ook dan is het belangrijk om vast te leggen welke redelijke stappen je hebt gezet en waarom je besluit te stoppen.
Hoe boek je een oninbare vordering?
Is duidelijk dat de factuur niet meer betaald wordt, dan verwerk je het verlies in je administratie. In grote lijnen verdwijnt de openstaande post bij de debiteuren en verwerk je het niet-geïnde bedrag als kosten of verlies. De precieze grootboekrekeningen en boeking hangen af van je boekhoudpakket en de inrichting van je administratie.
Doe daarbij drie dingen goed:
- Koppel je onderbouwing aan de factuur. Bewaar herinneringen, e-mails, retourmeldingen, informatie over faillissement of correspondentie met een incassopartij.
- Werk de debiteurenlijst bij. Zo blijft je overzicht van openstaande posten betrouwbaar en stuur je niet opnieuw een herinnering voor een afgeschreven factuur.
- Controleer je btw-correctie. Die verwerking staat los van het zakelijke verlies op de factuur.
Twijfel je over de verwerking? Vraag je boekhouder of accountant om mee te kijken. Zeker bij grotere bedragen, faillissementen, buitenlandse klanten of een mogelijke uitkering uit een kredietverzekering is dat verstandig.
Kun je btw terugvragen bij een onbetaalde factuur?
Ja, als je btw over de factuur hebt afgedragen en de klant niet betaalt, kun je die btw onder voorwaarden terugvragen. Bij toepassing van het factuurstelsel is een vordering uiterlijk één jaar na de uiterste betaaldatum oninbaar voor de btw. Je verwerkt de correctie in de btw-aangifte over het tijdvak waarin die periode afloopt. Is al eerder duidelijk dat betaling definitief uitblijft, dan kan een eerdere correctie mogelijk zijn.
Werk je met het kasstelsel? Dan draag je de btw doorgaans pas af zodra je betaling ontvangt. Over een factuur die nooit is betaald, heb je dan meestal ook geen btw afgedragen die je kunt terugvragen.
Controleer vóór je aangifte altijd de actuele voorwaarden bij de Belastingdienst over btw terugvragen bij onbetaalde facturen. Bewaar ook hier je onderbouwing: een btw-correctie moet aansluiten op je factuur en je incassodossier.
Praktisch voorbeeld: je factureert € 2.420 inclusief 21% btw. Blijkt de factuur definitief oninbaar, dan lijd je economisch verlies op het bedrag exclusief btw. De eerder afgedragen btw kan, als je aan de voorwaarden voldoet, via je btw-aangifte worden gecorrigeerd.
