Voor zelfstandigenaftrek moet je aannemelijk kunnen maken dat je aan het urencriterium voldoet: een overzicht met alleen totalen per activiteit kan daarvoor onvoldoende zijn. Ook niet-declarabele werkzaamheden kunnen meetellen, maar je moet kunnen uitleggen wat je hebt gedaan, wanneer en hoeveel tijd dat kostte. Een door Accountancy Vanmorgen beschreven uitspraak laat zien waarom een concrete, controleerbare urenregistratie belangrijk is.
Waarom kreeg deze ondernemer geen zelfstandigenaftrek?
Volgens Accountancy Vanmorgen van 10 november 2026 wees rechtbank Gelderland de zelfstandigenaftrek over 2020 af omdat de ondernemer zijn bestede uren onvoldoende onderbouwde. Zijn overzicht bevatte totalen per activiteit, maar maakte niet duidelijk welk deel betrekking had op werkzaamheden in 2020. Onderliggende stukken waarmee de opgegeven uren konden worden gecontroleerd, ontbraken.
De ondernemer wees onder meer op acquisitie, marktverkenning, websiteontwikkeling en dienstenontwikkeling. Dat zulke indirecte werkzaamheden kunnen meetellen, was niet het geschilpunt. Het probleem was dat hij niet aannemelijk maakte hoeveel tijd hij daar daadwerkelijk aan had besteed.
De les is dus niet dat alleen betaalde klanturen meetellen. Ook zakelijke uren zonder directe omzet vragen om een concrete onderbouwing.
Wat betekent het urencriterium voor je registratie?
Voor het urencriterium geldt onder meer dat je in een kalenderjaar minimaal 1.225 uur aan werkzaamheden voor je onderneming besteedt. Jij moet aannemelijk maken dat je aan de voorwaarden voldoet. Alleen een jaartotaal boven die grens opschrijven, bewijst dat nog niet.
Het urencriterium kent daarnaast voorwaarden en uitzonderingen, bijvoorbeeld rond de verhouding tussen ondernemingswerk en ander werk. Bovendien geeft een goede urenregistratie op zichzelf geen automatisch recht op zelfstandigenaftrek: ook de overige fiscale voorwaarden moeten kloppen. Laat je eigen situatie daarom beoordelen door je accountant of belastingadviseur.
De beschreven zaak gaat over belastingjaar 2020. De rechter wees volgens het bronbericht ook een beroep op de toenmalige coronamaatregelen af. Die historische regeling is geen uitgangspunt voor je huidige registratie.
Welke indirecte uren kunnen meetellen?
Indirecte uren zijn werkzaamheden die niet rechtstreeks omzet opleveren, maar wel worden verricht voor de zakelijke belangen van je onderneming. Denk aan het voorbereiden van offertes, het ontwikkelen van je dienstverlening of het bijwerken van je zakelijke website.
Maak daarbij steeds het zakelijke doel zichtbaar. De omschrijving ‘marketing’ zegt weinig. ‘Offerte voor onderhoudscontract uitgewerkt en aan potentiële klant verstuurd’ maakt veel duidelijker wat je hebt gedaan.
| Werkzaamheid | Wat leg je concreet vast? | Mogelijke onderbouwing |
|---|---|---|
| Acquisitie | Welk gesprek of welke offerte je voorbereidde | Afspraak, gespreksnotitie of offerteversie |
| Marktverkenning | Welke markt of doelgroep je onderzocht en waarom | Onderzoeksnotities of een uitgewerkte vergelijking |
| Websiteontwikkeling | Welke pagina of functie je aanpaste | Versiegeschiedenis of wijzigingslog |
| Dienstenontwikkeling | Aan welk aanbod je werkte en wat je uitwerkte | Conceptdocument of projectbestand |
| Administratie | Welke administratie je verwerkte | Boekingen, documenten of een takenoverzicht |
Een document ondersteunt je verhaal, maar bewijst niet vanzelf hoeveel tijd je eraan hebt besteed. De combinatie van een concrete tijdregistratie en passende stukken maakt je overzicht beter navolgbaar.
Niet iedere activiteit rond je loopbaan is ondernemingswerk. In de beschreven zaak telden uren voor sollicitaties naar werk in loondienst niet mee.
Hoe maak je een urenregistratie controleerbaar?
Werk met een vaste structuur waarin datum, duur, activiteit en zakelijk doel terugkomen. Een spreadsheet kan daarvoor een praktisch hulpmiddel zijn; speciale software is niet automatisch beter bewijs. De inhoud en aansluiting op je werk zijn belangrijker dan het gekozen systeem.
Leg bij voorkeur per werkblok vast:
- Datum: wanneer heb je de werkzaamheden uitgevoerd?
- Tijdsduur: hoeveel tijd heb je daadwerkelijk besteed, eventueel met begin- en eindtijd?
- Activiteit: wat heb je concreet gedaan?
- Klant, project of zakelijk doel: waarvoor was het werk nodig?
- Verwijzing: waar vind je een bijbehorende afspraak, versie of ander stuk terug?
Een fictief voorbeeld van een concrete registratie:
9 november 2026, 09.00–10.15 uur, 1 uur en 15 minuten: offerte voor een onderhoudscontract uitgewerkt voor potentiële klant A. Werkzaamheden en prijsopbouw aangepast na het kennismakingsgesprek. Onderbouwing: offerteversie 2 en gespreksnotitie.
Vergelijk dat met ‘acquisitie november: 30 uur’. De eerste registratie biedt aanknopingspunten om het werk en de duur te beoordelen. Het voorbeeld is een praktische werkwijze, geen garantie dat de Belastingdienst iedere opgegeven tijd accepteert.
Hoe voorkom je dat je achteraf moet reconstrueren?
Registreer zo dicht mogelijk op het moment waarop je werkt. Dat verkleint de kans dat je aan het einde van het jaar op je geheugen moet vertrouwen.
Een eenvoudige routine helpt:
- Registreer dagelijks. Verwerk ook korte zakelijke taken, zonder ze dubbel te tellen.
- Controleer wekelijks. Vergelijk je overzicht met je agenda, taken en projectbestanden. Een geplande afspraak is niet automatisch daadwerkelijk gewerkte tijd.
- Controleer overlap. Tel dezelfde tijd niet tweemaal mee als activiteiten door elkaar lopen.
- Bekijk maandelijks de onderbouwing. Vervang vage omschrijvingen en controleer of verwijzingen naar stukken werken.
- Bespreek twijfelgevallen tijdig. Wacht niet tot de aangifte om te bepalen welke activiteiten bij je onderneming horen.
Ontbreken er registraties? Gebruik dan bestaande stukken om zo zorgvuldig mogelijk te reconstrueren wat je hebt gedaan. Maak onzekerheden zichtbaar en verzin geen tijdsduur om een gewenst jaartotaal te bereiken.
Kan automatisering helpen bij urenregistratie?
Automatisering kan het vastleggen en controleren ondersteunen, bijvoorbeeld met herinneringen, vaste invoervelden of signalen bij ontbrekende omschrijvingen. Een koppeling met een agenda kan informatie aanleveren, maar de geplande duur blijft iets anders dan de werkelijk bestede tijd.
Ook AI mag ontbrekende uren niet invullen alsof het vaststaande feiten zijn. Een voorgestelde omschrijving of indeling moet je zelf controleren. Deel bovendien alleen de klantgegevens die voor de taak nodig zijn.
Is toestemming om je aangifte aan te passen een toezegging?
Nee, die toestemming betekent niet vanzelf dat je recht hebt op de geclaimde aftrek. Volgens Accountancy Vanmorgen beriep de ondernemer zich erop dat de inspecteur had gezegd dat hij opnieuw aangifte kon doen en daarin alsnog zelfstandigenaftrek kon claimen.
De rechtbank zag daarin geen aannemelijk gemaakte afspraak of toezegging die het recht op aftrek bevestigde. Zijn beroep op het vertrouwensbeginsel faalde: hij kon niet aantonen dat de Belastingdienst een juridisch te beschermen verwachting had gewekt.
Het praktische onderscheid is belangrijk: een verzoek mogen indienen is iets anders dan inhoudelijke goedkeuring krijgen. Zorg dus dat je urenonderbouwing zelfstandig overeind blijft.
Dit artikel is gebaseerd op het bericht van Accountancy Vanmorgen, dat verwijst naar rechtbank Gelderland, ECLI:NL:RBGEL:2026:7975. Het biedt algemene informatie en geen persoonlijk fiscaal advies.
