Factuur voorbeeld: welke gegevens moeten op een factuur staan?

Een goede factuur is herkenbaar, volledig en controleerbaar: met een uniek nummer, datum, gegevens van beide partijen, een duidelijke omschrijving, bedragen en de juiste btw-informatie. Voor je klant is dat prettig lezen; voor je administratie is het essentieel.

Sta je op het punt je eerste factuur te versturen? Zie het document dan niet als een los verzoek om geld, maar als de heldere afronding van een afspraak. Met dit factuurvoorbeeld loop je veld voor veld na wat je nodig hebt.

De eerste factuur na een afgeronde opdracht

De opdracht is klaar. Je opent een leeg document of je factuurprogramma en ziet een reeks velden: nummer, datum, klantgegevens, btw. Het lijkt veel, maar de logica is eenvoudig. Een factuur moet antwoord geven op drie vragen:

1. Wie levert aan wie?
2. Wat is er geleverd en wanneer?
3. Welk bedrag is verschuldigd, inclusief of exclusief btw?

Wie die drie antwoorden duidelijk vastlegt, voorkomt veel heen-en-weer-mailen en maakt de betaling eenvoudiger.

Welke gegevens moeten op een factuur staan?

Voor een gewone zakelijke factuur met btw zijn dit de belangrijkste gegevens. De Belastingdienst noemt de actuele factuureisen; controleer daar altijd of voor jouw situatie aanvullende regels gelden.

1. Een uniek, doorlopend factuurnummer

Elke factuur krijgt een eigen nummer. Kies een logische, oplopende reeks, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002 en 2026-003. Je mag de opbouw zelf kiezen, zolang een nummer maar niet opnieuw wordt gebruikt.

Een doorlopende nummering maakt facturen uniek en controleerbaar. Sla je een nummer over omdat een factuur vervalt? Leg dat vast en hergebruik het nummer niet zomaar. Zo blijft je administratie te volgen.

2. De factuurdatum en, indien anders, de leveringsdatum

De factuurdatum is de datum waarop je factureert. Vermeld daarnaast de datum waarop je de dienst of goederen hebt geleverd als die afwijkt van de factuurdatum. Bij een periode-opdracht helpt een concrete omschrijving, zoals: “administratieve ondersteuning over augustus 2026”.

Vage regels als “werkzaamheden” of “diverse diensten” geven je klant en jezelf te weinig houvast. Beschrijf liever kort wat je hebt geleverd, in welke hoeveelheid of periode en tegen welke prijs.

3. Jouw gegevens als leverancier

Vermeld je bedrijfsnaam en je volledige adres. Op een btw-factuur hoort ook je btw-identificatienummer.

Neem ook je KvK-nummer op als je onderneming in het Handelsregister staat. Het KvK-nummer is niet hetzelfde als je btw-id: het eerste identificeert je inschrijving in het Handelsregister, het tweede gebruik je voor de btw. De Kamer van Koophandel legt uit welke gegevens je op een factuur zet.

4. De gegevens van je afnemer

Noteer de naam en het volledige adres van je zakelijke klant. Bij bepaalde zakelijke transacties, bijvoorbeeld wanneer de btw naar de afnemer wordt verlegd of bij een factuur boven een bepaald bedrag, kunnen extra gegevens nodig zijn, zoals het btw-identificatienummer van de klant.

Werk je voor een consument? Dan gelden soms vereenvoudigde factuurregels. Ga niet automatisch uit van hetzelfde format als voor een zakelijke klant.

5. Omschrijving, bedragen en btw

Een factuur maakt per regel duidelijk:

• welke goederen of diensten je levert;
• hoeveel je levert, voor zover dat van toepassing is;
• de prijs per eenheid exclusief btw;
• eventuele korting;
• het bedrag exclusief btw;
• het btw-tarief en het btw-bedrag;
• het totaalbedrag dat de klant betaalt.

Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), is een prestatie vrijgesteld van btw of wordt de btw verlegd? Zet dan niet zomaar 0% btw neer. In zulke situaties gelden specifieke vermeldingen. Raadpleeg de informatie van de Belastingdienst over factureren en btw of vraag je boekhouder of accountant om advies.

Moet mijn KvK-nummer op elke factuur?

Ben je ingeschreven in het Handelsregister, neem je KvK-nummer dan op je zakelijke facturen op. Daarmee kan de ontvanger controleren met welke onderneming hij zakendoet. Zie het als vaste bedrijfsinformatie, net als je bedrijfsnaam en adres.

Verwar het niet met je btw-id. Deel op een factuur je btw-id en niet je omzetbelastingnummer. Dat laatste kan je burgerservicenummer bevatten wanneer je een eenmanszaak hebt en is daarom niet bedoeld om op facturen te zetten.

Kan ik zelf een factuurnummer kiezen?

Ja. Er is geen verplichte vorm voor een factuurnummer, maar het nummer moet wel uniek zijn en aansluiten op een doorlopende reeks. Kies een systeem dat je ook over een jaar nog begrijpt.

Deze drie keuzes werken vaak goed:

• 2026-001, 2026-002: eenvoudig en duidelijk;
• 2026-09-001: handig als je per maand factureert;
• KLANTNAAM-2026-001: alleen zinvol als je veel klanten en een consequent systeem hebt.

Houd het systeem zo simpel mogelijk. Een factuurnummer is vooral een administratieve sleutel, geen marketingcode.

Een factuur is duidelijk voor klant én administratie

Een goed factuurvoorbeeld laat geen ruimte voor raden. Het bevat een uniek nummer, de juiste data, de gegevens van leverancier en klant, een concrete prestatieomschrijving en een transparante btw-berekening. Maak daarvan één vast proces, controleer elke factuur kort en vraag bij bijzondere btw-situaties tijdig om deskundig advies.

Dit artikel biedt algemene informatie en is geen persoonlijk belastingadvies. Btw-regels kunnen verschillen per transactie en veranderen. Controleer de actuele regels bij de Belastingdienst of bespreek je situatie met een deskundige.